ROC Aventus

‘Kostenverlaging en risicoreductie door inkoopprofessionalisering’

Dankzij een succesvol inkoopprofessionaliseringsproject op no cure no pay basis begint nu ook bij ROC Aventus de eerste winst bij inkoop. Omdat zij nu op inkoopgebied in control begint te komen, is de rechtmatigheid geborgd.

‘Rustig is het eigenlijk nooit geweest in het onderwijs. In het bijzonder geldt dat voor het beroepsonderwijs. Niet alleen moeten onderwijsinstel-lingen inspelen op de snel verander-ende vraag op de arbeidsmarkt, maar ze moeten dat ook nog eens doen met minder geld. Geen wonder dus dat onderwijsinstellingen de handen ineen slaan om zo schaalvoordelen te boeken. Niet alleen gaat het hierbij om economies of skills, maar ook om efficiencyvoordelen. Neem ROC Aventus, dat enige jaren geleden ontstond door een fusie van verschil-lende scholen in Apeldoorn, Deventer en Zutphen. Inmiddels is ROC Aventus – met 18.000 studenten en cursisten, 1.300 medewerkers en een dikke 200 beroepsopleidingen – het grootste opleidingencentrum in deze stedendriehoek. ´De eerste winst na een fusie wordt geboekt door inkoop´, luidt een ervaringsregel. ´Bij ROC Aventus was dat jammer genoeg niet het geval’, zegt project-directeur Hans Poldervaart van dit ROC. Hij vervolgt: ‘Er lag een taakstelling om 2,5 miljoen euro te besparen op een totale kostenbegroting van 90 miljoen euro. Inkoop zou hier een grote bijdrage aan moeten leveren. De achterliggende gedachte: elke 60.000 euro die je weet te besparen, staat gelijk aan één docent die je kunt behouden. Om dat laatste moet het altijd gaan: voldoende, goede docenten’. Poldervaart benadrukt met name het laatste. Hij is dan ook een door en door onderwijsmens. Poldervaart stond jaren voor de klas en was later directeur van één van de onderwijssectoren. Als projectdirecteur kreeg hij ook inkoop in zijn portefeuille. Dat werd een aangename ontmoeting.

Out of control

‘Kijk’, zegt Poldervaart, ‘inkoop droeg niet alleen niet bij aan de benodigde besparingen, maar wij waren in algemene zin out of control op inkoopgebied. Wij hadden in deze fusieorganisatie slechts één iemand op inkoop. Het grootste deel van onze inkoop moet Europees worden aanbesteed, maar wij liepen zo’n veertig aanbestedingen achter. Niet alleen was er te weinig capaciteit, maar ook te weinig materiedeskundig-heid’, aldus de projectdirecteur van ROC Aventus. Toen hij zich er eens goed in ging verdiepen, bleek dat zijn onderwijsinstelling ook flinke risico’s liep. Met een aantal belangrijke toe-leveranciers bestonden geen contracten. Waar wel contracten waren, was het soms onduidelijk hoe de resultaat-verplichtingen en aansprakelijkheden lagen. Bij ROC Aventus kwam men tot de conclusie dat externe ondersteuning gewenst was. Uit verschillende partijen werd ADC Performance Improvement geselecteerd, specialist op het terrein van aantoonbare rendementsverbetering. ‘Onze keuze viel op ADC vanwege de staat van dienst en de no cure no pay aanpak’, zegt Poldervaart. Direct daarna ging een grootschalig project van start met drie doelstellingen: kostenbesparingen realiseren, de rechtmatigheid vergroten en het opbouwen van een professionele inkoopafdeling.

‘ADC was voor ons een stabiele factor in woelige tijden.’

Besparingsthermometer

Het snel realiseren van grote kosten-besparingen op de inkoop was voor ROC Aventus essentieel gezien de zware taakstelling ten aanzien van kostenverlaging. Het ROC heeft een totale spend van 30 miljoen euro, waarvan 22 miljoen beïnvloedbaar is. Uit een door ADC uitgevoerde spend-analyse bleek klip en klaar waar snel het meeste zou zijn te besparen. Tot nu toe is zo’n half miljoen euro bespaard en dit zal oplopen tot naar schatting één miljoen euro out of pocket. Op het intranet van ROC Aventus wordt een ‘besparingsthermometer’ bijgehouden, zodat iedereen de voortgang kan volgen. ‘Zo’n analyse van de inkoop levert verrassende inzichten op’, aldus Poldervaart. ‘Zo ontdekten wij dat wij per jaar voor 45.000 euro aan plastic bekertjes melk gratis beschikbaar stelden aan de medewerkers. Dat was voor ons een eye opener. ADC heeft onze organisatie geprikkeld na te denken over de beleidsuitgangspunten van aanbestedingen. Zo bezien zijn de besparingen niet te danken aan inkoop, maar aan een ander beleid.’

De besparing op inkoop zal echter aanzienlijk hoger zijn dan de hiervoor genoemde één miljoen euro. Een zelfde besparing ligt ook op het gebied van de indirecte kosten in het verschiet. Het ROC had 2.000 toe-leveranciers en dat zijn er inmiddels 800. De factuurstroom slinkt zienderogen: werden eerst zo’n 18.000 facturen per jaar ontvangen, straks zijn dat er 8.000. En, aan elke factuur hangt een prijskaartje van de administratieve verwerking: ‘Elke 1.500 facturen minder, scheelt ons één administratieve kracht’, zegt een zichtbaar tevreden Poldervaart. Verlaging van de indirecte kosten vindt ook plaats doordat inkoop en financiën bezig zijn met het straktrekken van processen en/of deze hebben gedigitaliseerd. Een goed voorbeeld van dat laatste is het online bestellen via het zogenoemde ‘Bestelplein’. Worden de resultaten ten aanzien van de besparingsdoelstelling samengevat, dan bespaart ROC Aventus structureel zo’n twee miljoen euro op jaarbasis.

Een tweede doelstelling van het inkoopprofessionaliseringsproject is het vergroten van de rechtmatigheid. Dat betekent dat wat Europees moet worden aanbesteed, ook daadwerkeli-jk Europees wordt aanbesteed, en dan natuurlijk op de juiste manier. Dat begint met de goede mensen. De aanbestedingen vinden nu gestructureerd plaats met een aanbestedingskalender. ADC zette haar expertise ook in bij het uitvoeren van de aanbestedingen.

Betrokkenheid

ROC Aventus heeft straks een stevige inkoopafdeling die naast een senior inkoper bestaat uit een aanbestedingsexpert, een junior inkoper en een administratieve kracht. ADC adviseerde over de gewenste competenties en gaf training on the job. Het aardige is dat deze professionele inkoopafdeling geen cent heeft gekost, daar ze wordt betaald uit de gerealiseerde inkoopbesparingen.

‘Op de directe en indirecte inkoopkosten hebben wij straks zo’n twee miljoen euro bespaard.’

Wordt de balans opgemaakt, dan staat inkoop bij ROC Aventus straks stevig op de kaart. Deze grote onderwijsinstelling vergrootte zowel de doelmatigheid als de rechtmatigheid van haar inkoop aanzienlijk. Het was voor projectdirecteur Poldervaart de eerste keer dat hij op no cure no pay basis samenwerkte met een bureau. Hij zou het naar eigen zeggen ‘zo weer doen’, omdat er snel resultaat wordt geboekt. En dat snelheid en resultaatgerichtheid prima kunnen samengaan met een menselijke aanpak heeft ADC volgens Poldervaart aangetoond. ‘De betrokkenheid van de adviseurs was groot en zij hadden veel oog voor de impact van dit project op de organisatie. ADC was voor ons een stabiele factor in woelige tijden’.