Performance improvement: zó doen we dat

Rendementsverbetering bij Gemeente Assen

'Fors bezuinigen zonder aantasting voorzieningenniveau.'

Stijgende uitgaven, dalende inkomsten en steeds grotere bezuinigingstaakstellingen. Welke gemeente heeft er niet mee te maken? Bij Assen blijkt substantieel te kunnen worden bezuinigd, terwijl de dienstverlening aan burgers en bedrijven op peil blijft. Met dank aan ADC.

‘Wij hebben ADC Performance Improvement gevraagd om de bedrijfsvoering van onze gemeente door te lichten en zo het besparingspotentieel te bepalen. De concrete aanleiding is dat wij opnieuw en fors moeten bezuinigen. ADC heeft ons vele goede adviezen gegeven die voor ons belangrijke aanknopingspunten zijn om nu en op termijn te bezuinigen’, aldus Ida Oostmeijer, gemeentesecretaris van de Drentse hoofdstad Assen. Deze gemeente staat, zoals alle Nederlandse gemeenten, voor een enorme uitdaging.

Concerncontroller Jan Willem Dijk merkt op dat zijn gemeente al zes miljoen euro op de eigen bedrijfsvoering bespaart. ‘Als gevolg van extra bezuinigingen wilden wij onderzocht hebben of er op de bedrijfsvoering nog meer zou kunnen worden bespaard. Daarvoor zouden wij de bedrijfsvoering in zowel de gehele breedte, als in de diepte onder de loep moeten nemen. Werk voor professionals met een bedrijfsmatige blik op processen en organisatieonderdelen’, zegt Dijk tijdens een gesprek op het stadhuis.

Bedrijfsvoering

ADC onderzocht de gehele bedrijfsvoering van de Gemeente Assen. Naast een inkoop- en contractenanalyse, een financieel technische analyse en een financiële procesanalyse werd ook een quick scan van de totale bedrijfsvoering uitgevoerd met nadere analyse van de processen van vier afdelingen. Uit het onderzoek kwam een totaal besparingspotentieel van 11,9 miljoen euro naar voren. Voor alle duidelijkheid: dat is structureel, jaarlijks. Uiteraard moeten hierop de kosten die gemaakt worden om de besparingen te realiseren in mindering worden gebracht.

Op inkoop blijkt het meeste te besparen: jaarlijks 5,6 miljoen euro. Het mooie daarbij is dat het relatief gemakkelijk en snel te behalen besparingen betreft. Maatregelen die hier zoden aan de dijk zetten, zijn onder meer: het instellen van een vacature- en inhuurstop, het bundelen van inkoopvolumes bij GWW en vastgoed en het afsluiten van raamcontracten en die vervolgens maximaal benutten. De inkoopfunctie bij de Gemeente Assen was al gecentraliseerd en zal gezien de grote bijdrage die zij kan leveren aan kostenbesparing verder worden versterkt.

Ook op de bedrijfsvoering blijkt aanzienlijk te kunnen worden bespaard. ‘ADC heeft ons een goede indicatie gegeven van onze kernactiviteiten, wat het minimale takenpakket is wat daarbij hoort en welke bemensing op basis van normtijden dat vergt’, stelt concerncontroller Dijk vast.

Gemeente Assen

‘ Wij hebben nu door een andere kijk op bedrijfsvoering de route waarlangs wij de komende jaren kunnen bezuinigen.'

Toen de resultaten van die analyse tegenover de huidige werkwijze werden gezet, bleken direct tal van verbetermogelijkheden. Bijvoorbeeld vereenvoudiging van de organisatiestructuur en efficiencyverbetering van processen. Maar ook dat het werk met minder mensen zou kunnen worden gedaan. Hier is volgens ADC jaarlijks 4,3 miljoen euro mee te besparen.

Flow

De financiële procesanalyse leverde een structureel besparingspotentieel op van een kleine twee miljoen euro. Door betere inrichting van de financieel administratieve processen en de planning- en controlecyclus is hier minder menskracht nodig.

Alle hierboven beschreven werkzaamheden werden door ADC in nauwelijks twee maanden verricht. ‘In die korte tijd heeft het bureau ons meegenomen in een heel prettige, positieve energie-flow’, meent concerncontroller Dijk. ‘Wij hebben nu door een andere kijk op bedrijfsvoering de route waarlangs wij de komende jaren kunnen bezuinigen.’ Op dat pad zijn inmiddels de eerste stappen gezet. Assen heeft een vacaturestop alsmede een stop op de inhuur van derden ingevoerd. Daarbij wordt de eigen overcapaciteit ingezet.

Concerncontroller Jan Willem Dijk (Gemeente Assen): ‘Tien procent besparen op je
begroting is veel, heel veel. Maar liever bezuinigen op je eigen organisatie, dan op de
dienstverlening aan burgers en bedrijven. Want Assen heeft ambitie en passie. Wij willen
ook in een tijd van grote bezuinigingen vooruit.

Gemeentesecretaris Ida Oostmeijer (Gemeente Assen): 'Wij hebben ADC Performance Improvement gevraagd om de bedrijfsvoering van onze gemeente door te lichten en zo het besparingspotentieel te bepalen. ADC heeft ons vele goede adviezen gegeven die voor ons belangrijke aanknopingspunten zijn om nu en op termijn te bezuinigen.’

Ook gemeentesecretaris Oostmeijer kan nu even rustig terugkijken op de door ADC uitgevoerde werkzaamheden. Zij spreekt van een ‘constructieve samenwerking’. ‘ADC heeft ons qua bedrijfsvoering een spiegel voorgehouden. Ze zijn in staat om zakelijk en objectief vast te stellen hoe die bedrijfsvoering in elkaar steekt. De inkleuring van de bevindingen met bijvoorbeeld benchmark-materiaal en onderbouwingen met cijfers getuigen van een goede kennis van zaken. De samenwerking was prettig, met respect voor de wederzijdse rollen.’

Ambitie

ADC staat in de markt bekend als de partij die niet alleen A adviseert, maar ook B doet, dat wil zeggen ook invoert wat zij heeft aanbevolen. Dat doet zijn dan meestal op basis van no cure no pay, waarmee zij tevens haar slagkracht onderstreept. Bij de Gemeente Assen werd die beloningswijze echter niet gehanteerd. De analyse en adviezen op basis van een fixed fee zijn glashelder.


De gemeente gaat daar nu zelf mee aan de slag. Bij Assen zijn ze dermate tevreden over de kwaliteit van het geleverde werk dat recent opnieuw een team van ADC-mensen in de provinciehoofdstad was te vinden. Vond eerder een quick scan plaats van de gehele bedrijfsvoering, alsmede een diepteanalyse van vier afdelingen, inmiddels zijn ook alle andere afdelingen door de prestatieverbeteraars uit Amsterdam onder de loep gelegd. Ook daaruit zijn tal van nieuwe besparingsmogelijkheden op basis van efficiencyverbetering naar voren gekomen.

‘Kijk’, zegt concerncontroller Dijk, ‘tien procent besparen op je begroting is veel, heel veel. Maar liever bezuinigen op je eigen organisatie, dan op de dienstverlening aan burgers en bedrijven. Want Assen heeft ambitie en passie. Wij willen ook in een tijd van grote bezuinigingen vooruit. En als ADC ons vooruit kan helpen, schakelen wij hen opnieuw in.’

‘ De inkleuring van de bevindingen met bijvoorbeeld benchmarkmateriaal en onderbouwingen met cijfers getuigen van een goede kennis van zaken.'

[Door Freek Andriesse - economisch journalist]

Download case