Performance improvement: zó doen we dat

Rendementsverbetering bij Kennedy Van der Laan

"Marktconforme contracten met kwalitatief hoogwaardige oplossingen"

Het succesvolle Amsterdamse advocatenkantoor Kennedy Van der Laan nam met ADC de inkoop onder de loep. Kwaliteitsverhoging en kostenverlaging bleken hand in hand te gaan. De no cure no pay-aanpak smaakt naar meer.

Advocatuur op hoog niveau, maar dan anders, informeler en met een goede work life-balance. Met die gedachte sloegen de Amerikaanse Marian Kennedy, de huidige burgemeester van Amsterdam Eberhard van der Laan en een aantal collega-advocaten in 1992 de handen ineen: Kennedy Van der Laan was geboren. Twintig jaar later werken bij het kantoor zo’n 160 mensen, waarvan honderd advocaten. De wortels werden niet verloochend. Het succesvolle kantoor is niet aan de prestigieuze Amsterdamse zuidas gevestigd, maar aan het Westerpark, dichtbij de oude binnenstad. Mens en maatschappij staan hoger dan ooit in het vaandel. En dat er advocatuur op niveau wordt bedreven, werd recent nog eens onderstreept door het winnen van de prestigieuze Chambers Client Service Award. Dat is een prijs die door de toonaangevende ‘advocaten-watcher’ Chambers jaarlijks wordt toegekend aan kantoren die uitstekend werk verrichten voor hun klanten. Het gaat Kennedy Van der Laan dus voor de wind. ‘Toch, of misschien beter ‘juist’, kun je blinde vlekken hebben. We zijn namelijk in de eerste plaats naar buiten gericht, op de klant’, zegt managing director Cécile Schobben. Bij het advocatenkantoor was zo’n blinde vlek de zogenoemde non product related spend, alle uitgaven die niet (direct) met het primaire proces samenhangen. Van catering tot schoonmaak, van parkeren tot kopieerapparatuur.

Blinde vlek

Schobben begon ruim twee jaar geleden bij het Amsterdamse advocatenkantoor. Daarvoor werkte ze voor Wolters Kluwer, onder meer op het gebied van business development, strategie en innovatie. Bij ABN AMRO verrichtte zij corporate finance transacties in de mediasector. De kennis van die branche zou haar bij Kennedy Van der Laan goed van pas komen. Bij dit kantoor vormt zij samen met managing partner Casper Schouten het dagelijks bestuur. Schobben richt de blik daarbij naar buiten én binnen, want zij is medeverantwoordelijk voor zowel strategievorming en –uitvoering als voor de stafafdelingen finance, human resources en marketing en communicatie. Kennedy Van der Laan heeft geen inkoper, laat staan een inkoopafdeling. De staf moet per slot van rekening zo klein mogelijk blijven. Toch gaat er jaarlijks in de inkoop een substantieel bedrag om. Inkoop was zo’n ‘blinde vlek’ en Schobben besloot die door ADC Performance Improvement onder de loep te laten nemen. Het bureau is gespecialiseerd in aantoonbare rendementsverbetering en werkt veelal op no cure no pay-basis.

 

Best value procurement

ADC voerde een gedetailleerde analyse uit van de complete non product related spend. Ook de aanwezige contracten werden in het onderzoek betrokken. De resultaten werden aan Kennedy Van der Laan gepresenteerd. Besloten werd de pijlen te richten op een aantal specifieke inkoopcategorieën. In deze fase van het project werden verschillende categoriespecialisten van ADC ingeschakeld. Dat zijn mensen die alle ins en outs van een bepaalde inkoopcategorie kennen. En met name hoe de markt in elkaar zit. Kennedy Van der Laan deed zaken met drie schoonmaakbedrijven. Inmiddels is er een zowel goedkoper als beter contract met één partij. Veel geld werd ook bespaard op de parkeerkosten. ADC dook in het parkeergedrag van de medewerkers van het advocatenkantoor. Daaruit bleek dat heel wat mensen met een abonnement op de naast het kantoor gelegen parkeergarage vaak met de fiets kwamen. Door het afsluiten van een poolabonnement daalden de parkeerkosten aanzienlijk. Ook op de cateringkosten werd flink bespaard.

Managing director Cécile Schobben (Kennedy Van der Laan):

‘ADC heeft in de gesprekken met toeleveranciers steeds de cultuur van Kennedy Van der Laan meegenomen. Kernwaarden voor ons zijn het leveren van topkwaliteit, maar wel met oog voor mens en maatschappij. Daar past niet het uitknijpen van toeleveranciers bij.’

‘ADC koppelt gedegen analyse aan goed advies.’

Op deze en andere inkoopposten werd bij elkaar een kleine twee ton verdiend. Dat is structureel, dat wil zeggen jaar na jaar. Vaak ging die kostenverlaging gepaard met een kwaliteitsverhoging. Neem de catering. In het inkooptraject zijn hier door ADC de principes van best value procurement toegepast.

Kort gezegd komt het er daarbij op neer dat de inkopende partij geen uitgebreide specificaties en eisen op papier zet, maar juist alle ruimte biedt aan de toeleverancier om op basis van zijn specialisme met een goed voorstel te komen. ADC nodigde zo zeven cateraars uit om de catering te doen. Op deze manier kon zowel geld worden bespaard als een kwaliteitsslag worden gemaakt.

 

Marktconforme contracten

Niet elke inkoopcategorie leent zich voor de toepassing van best value procurement. Door ADC is een gedifferentieerde aanpak van de inkoop gehanteerd. ‘Toch is er wel een gemeenschappelijke deler’, meent managing director Schobben. ‘ADC heeft in de vele gesprekken met toeleveranciers namelijk steeds de cultuur van Kennedy Van der Laan meegenomen.

Managing director Cécile Schobben (Kennedy Van der Laan):‘Dankzij ADC hebben we marktconforme contracten met kwalitatief hoogwaardige oplossingen waarbij de medewerker centraal staat.’

Kernwaarden voor ons zijn het leveren van topkwaliteit, maar wel met oog voor mens en maatschappij. Daar past niet het uitknijpen van toeleveranciers bij. Dankzij ADC hebben we marktconforme contracten met kwalitatief hoogwaardige oplossingen waarbij de medewerker steeds centraal staat.’

De medewerkers van Kennedy Van der Laan werden nauw betrokken bij de door ADC uitgevoerde werkzaamheden. Daarnaast werden zij begeleid om in de toekomst op een professionele manier de prestaties van leveranciers te volgen.

Voor het afsluiten van het nieuwe cateringcontract sprak Schobben een vaste prijs af met ADC. Alle overige werkzaamheden werden verricht op basis van no cure no pay. Het was voor de managing director van Kennedy Van der Laan de eerste keer dat zij op deze manier met een bureau werkte. Het is haar goed bevallen. De meerjarige baten zijn per slot van rekening vele malen hoger dan het eenmalige bedrag dat aan ADC moet worden voldaan. Toch was dit voor haar niet de grootste eye opener. Dat is naar haar zeggen het feit dat er specialisten zijn als ADC.

‘We waren verrast door de hoge toegevoegde waarde en de snelheid van werken.’

‘Verrast’ was zij niet alleen door de hoge toegevoegde waarde, maar ook door de snelheid van werken. De stijl van werken typeert zij als no nonsense: ‘ADC koppelt gedegen analyse aan goed advies’, aldus Schobben. De samenwerking is haar dan ook goed bevallen. Kennedy Van der Laan zal in de toekomst dan ook zeker van de diensten van ADC gebruik blijven maken.

[Door Freek Andriesse - economisch journalist]

Download case