Performance improvement: zó doen we dat

Samenwerking met Ballast Nedam staat als een huis

"Menukaart blijkt groot succes te zijn"

Dick Knegt is tactisch inkoper bij Ballast Nedam. Samen met Alfa Delta Compendium stond hij aan de wieg van een nieuwe tak van sport van de dienstverlening van het Amsterdamse bedrijf. Met Alfa Delta Compendium ontwikkelde hij de zogenaamde menukaart. Op zijn kantoor spreekt hij over ‘zijn’ bedrijf, de menukaart en over het partnerschap met Alfa Delta Compendium. Lang hoeft hij niet na te denken over de vraag wat Alfa Delta Compendium de afgelopen jaren voor Ballast Nedam heeft betekend. “Alfa Delta Compendium ondersteunt op inkoopgebied Ballast Nedam uitstekend. Hun bevindingen en aanbevelingen na onderzoek worden keurig in een rapport gegoten en tot nu hebben we ons kunnen conformeren aan het advies. Het opstellen van de raamovereenkomsten doen we bij dit soort trajecten nog steeds zelf.”

In een ruime kamer van een vestiging van het bouwbedrijf licht Dick Knegt de samenwerking met Alfa Delta Compendium toe. Enkele dagen per week werkt hij bij het onderdeel Funderingstechnieken van de divisie Infrastructuur van Ballast Nedam. Kort vertelt hij over de geschiedenis van het bouwbedrijf en de werkwijze van de inkoopafdeling. Ballast Nedam is een Nederlands bedrijf dat beursgenoteerd is. De divisies Infrastructuur en Bouw vormen de pijlers van het concern. De projecten die Ballast Nedam uitvoert, spreken tot de verbeelding. Voorbeelden?
Het grootschalige bouwproject in de Groningse Eemshaven en de rondweg bij Leeuwarden die van grote economische betekenis voor de regio zijn. Het brede pakket van bouwgerelateerde producten en diensten, de ontwikkeling van infrastructuur, utiliteits- of woningbouw én de hiermee samenhangende diensten en producten maken het plaatje compleet. Het bedrijf behoort tot de top 5 van de Nederlandse bouwconcerns. In 2008 bedroeg de omzet 1,4 miljard euro waarvan 95 procent in Nederland werd gerealiseerd.

Menukaart
Hoe kwam het contact met Alfa Delta Compendium eigenlijk tot stand? Begin 2007 ontmoetten Nicole Malherbe (Alfa Delta Compendium) en inkoopdirecteur Guido Koreman (Ballast Nedam) elkaar. Het bleek dat het bouwbedrijf behoefte had aan kennis en capaciteit op het gebied van inkoop. Het betrof specifieke non core inkooptrajecten die Ballast Nedam wilde outsourcen. Of Alfa Delta Compendium dit ook kon? Uitgangspunt was de bundeling van de non core business inkoopactiviteiten door Alfa Delta Compendium. Het bleek niet alleen een capaciteitsissue te zijn. Ook expertise en synergie aspecten speelden een rol. Zo ontwikkelde Ballast Nedam samen met Alfa Delta Compendium de menukaart.

Het werkt als volgt.
De menukaart bestaat uit diverse activiteiten die tegen een vast tarief worden uitgevoerd. Zo kan gekozen worden om een overeenkomst juridisch te laten scannen, om een benchmark van tarieven en/of prijzen per overeenkomst te laten uitvoeren of het commercieel laten scannen van overeenkomsten inclusief het onderhandelen en contracteren. Maar ook outsourcing tijdens de selectie-, contract- of nazorgfase behoort tot de mogelijkheden.

Het synergievoordeel dat behaald wordt, vormt voor beide partijen de basis voor succes.

Het betrof specifieke non core inkooptrajecten die Ballast Nedam wilde outsourcen.

Voor elk component van de kaart afzonderlijk hanteert Alfa Delta Compendium een vast tarief afhankelijk van de omvang. “Daarom hebben we ook gekozen voor Alfa Delta Compendium. In tegenstelling tot hun concurrenten hanteren ze niet het principe van ‘uurtje-factuurtje’. Die fixed fee maakt hun dienstverlening zo bijzonder. Bovendien weet ik niet alleen wat ik kwijt ben aan geld, maar ook aan tijd.” Het onderscheidt hen direct van andere spelers op de markt.

Meerwaarde
De keuze van Ballast Nedam voor het Amsterdamse bedrijf betekent dat Ballast Nedam zich geen moment zorgen hoeft te maken over de uitbestede projecten. Ook het incidentele gebrek aan mankracht op inkoopgebied bij Ballast Nedam wordt door Alfa Delta Compendiums inzet grotendeels opgelost. Dick Knegt: “Bepaalde inkoopprojecten die onze ‘core business’ raken, houden we in eigen hand. Denk bijvoorbeeld aan betonmortel, stalen damwanden, vlechtwerk, asfalt transport of de banden van onze vrachtwagens. Door de inhuur van Alfa Delta Compendium houd ik zelf meer tijd over voor deze zaken.”
De zakelijke relatie is gebaseerd op wederzijds vertrouwen. Het synergie voordeel dat behaald wordt, vormt voor beide partijen de basis voor succes.

Onlangs rondde Alfa Delta Compendium met succes een onderzoek naar het al dan niet uitbesteden van reprografische diensten af. Hun adviesrapport baarde opzien. Tot voor kort waren de reprografische diensten ondergebracht bij een veelvoud aan leveranciers. Ballast Nedam zag bij de start van de opdracht de noodzaak van tenderen in.

In tegenstelling tot hun concurrenten hanteren ze niet het principe van 'uurtje-factuurtje'. Die fixed fee maakt hun dienstverlening zo bijzonder.

Alfa Delta Compendium bracht vervolgens in kaart welke aanbieders van reprografische diensten actief waren en onder welke voorwaarden zij leverden. Het opgestelde Request for Quotation was een uitstekend handvat zo bleek. Op basis van binnengekomen offertes van de marktpartijen werden gesprekken gevoerd met leveranciers die aan de selectiecriteria konden voldoen. Ballast Nedam hecht veel waarde aan het feit dat levering van bepaalde diensten minimaal twee maal per dag landelijk plaatsvindt waardoor er sprake is van kwaliteitsborging tegen een fixed price gedurende het eerste jaar (inmiddels is de overeenkomst met nog eens twee jaar verlengd!).

Met behulp van de gunningcriteria en de wegingsfactoren heeft Alfa Delta Compendium het advies gegeven met de meest complete leverancier in zee te gaan. Na een kritische en gedegen analyse bleek het bovendien mogelijk te zijn om grip te houden op de tarieven. Een andere opdracht die tot de verbeelding sprak, was het onderzoeken van mogelijkheden voor een kinderopvangfaciliteit bij de te bouwen complexen. Drie aanbieders werden aan een grondig onderzoek onderworpen.

Transparantie
Op het hoofdkantoor van Ballast Nedam in Nieuwegein is de afdeling Purchasing Services gevestigd. In 2004 werd het productgroep management geïntroduceerd. Het doel werd de inkoop van producten en diensten op het juiste niveau en op de juiste manier binnen Ballast Nedam te coördineren. Op deze wijze werd het mogelijk het totale inkoopportfolio steeds beter te beheersen.
In 2007 kreeg Ballast Nedam van de overheid de opdracht om een complex in Utrecht te realiseren. Hen werd gevraagd dit complex te realiseren inclusief service en onderhoud waaronder kinderopvang, meubilair en wit- en bruingoed. Dat Ballast Nedam kennis van het bouwen heeft, staat buiten kijf maar kinderopvang of ijskasten leveren is toch wel een andere zaak. Alfa Delta Compendium kon direct aan de slag. De eerste opdracht die Alfa Delta Compendium mocht uitvoeren, was het in kaart brengen van kinderopvang. Welke aanbieders waren er in de markt en wie hadden de beste papieren? Dick Knegt: “Alfa Delta Compendium kon op basis van de door ons aangeleverde gegevens snel en goed een analyse van de marktpartijen maken. Dat verliep uitstekend. Alfa Delta Compendium hield mij goed op de hoogte en als ik vragen of opmerkingen had, kon ik ze altijd bereiken.”

Na een kritische en gedegen analyse bleek het bovendien mogelijk te zijn om grip te houden op de tarieven.

Dat Alfa Delta Compendium voor ieder inkoopvraagstuk een specialist in huis heeft, spreekt Dick Knegt bijzonder aan. Direct laat hij erop volgen: “Ze namen ons alles uit handen. Dat scheelde enorm.” Alfa Delta Compendium maakte volledig waar wat ze had beloofd. Diverse opdrachten volgden. Zo werden ondermeer de inkoop van stomerijdiensten, de bloemsierkunst en de koffie en thee voorziening kritisch belicht. Inmiddels hebben Alfa Delta Compendium en Ballast Nedam een service level agreement (SLA) afgesloten.

Resultaat
Een ander in het oog springende opdracht aan Alfa Delta Compendium was het juridisch scannen van de Algemene Verkoopvoorwaarden van Ballast Nedam. Alfa Delta Compendium zette die af tegen de Inkoopvoorwaarden van Ballast Nedam, de Metaalunie Voorwaarden en de Algemene Verkoopvoorwaarden van de Beton Producenten. Dat hebben ze kritisch, snel en vakkundig gedaan.” Hij is tevreden over de samenwerking. “Ik stuur de contactpersoon van Alfa Delta Compendium een mailbericht en bel hen daarna zodat direct duidelijk is wat we willen. Dat werkt uitstekend. Vervolgens komt de professional van Alfa Delta Compendium met een terugkoppeling middels een planningsoverzicht. Het werkt direct en is heel duidelijk. Mijn ervaring is dat ik binnen 8 weken een rapport op mijn bureau heb liggen met conclusies. Tussentijds zijn er meerdere evaluatiemomenten. Alfa Delta Compendium legt de vinger op de zere plek en onderbouwt goed hoe ze tot haar advies is gekomen. Die knowhow is onontbeerlijk.”
Voor Alfa Delta Compendium snijdt het mes aan twee kanten. De opgedane kennis uit de projecten kan in de toekomst weer gebruikt worden voor andere opdrachtgevers. Voor de klant kunnen hierdoor de kosten van het advies laag worden gehouden. Dat is een puur winstpunt, want zo hoeft het wiel niet steeds opnieuw te worden uitgevonden.
Door het ontwikkelen van de menukaart heeft Alfa Delta Compendium opnieuw bewezen mee te denken met hun klanten. Hierdoor kan zij de beste oplossing aan de klant bieden. Hun innoverend vermogen schept vertrouwen voor de toekomst, vindt Dick Knegt. Het synergievoordeel en de vaste tarieven per traject zijn de basis van het succes van de menukaart. De samenwerking tussen de partijen staat dan ook als een huis.

[Door Paul Hofman - economisch journalist]

Download case