Performance improvement: zó doen we dat

Performance improvement bij Dexion GmbH

'Beter concurreren dankzij efficiëntere processen, lagere kosten en een hogere leveringsbetrouwbaarheid.'

Inefficiënte bedrijfsprocessen en acute leveringsproblemen deden producent van opslagsystemen Dexion GmbH bijna de das om. Een team rendementsverbeteraars van ADC Performance Improvement zag kans de productie-efficiency fors te verhogen, de inkoopkosten aanzienlijk te verlagen en de leveringsbetrouwbaarheid te vergroten. Dexion heeft zo haar concurrentiepositie merkbaar versterkt. 

‘Door de recente diepe recessie in combinatie met inefficiënte bedrijfsprocessen boekten wij teleurstellende resultaten. Daarom hebben wij ADC Performance Improvement ingeschakeld’. Norbert Hülsmann, managing director van producent van industriële opslagsystemen Dexion GmbH, blikt terug op een moeilijke periode die mede dankzij ADC nu achter hem ligt. Het Amsterdamse bureau is gespecialiseerd in performance improvement, aantoonbare rendementsverbetering. ADC wist niet alleen de processen te stroomlijnen en de leveringsbetrouwbaarheid te verhogen, maar ook de bedrijfskosten met zo’n twee miljoen euro te verlagen.

Het was geen toeval dat ADC bij Dexion aan de slag ging. Op basis van een no cure no pay-aanpak zag het bureau kans het rendement van Bruynzeel Storage Systems jaarlijks met één miljoen euro te verbeteren. Managing director Ad Ewalts van Bruynzeel is daar zeer over te spreken: ‘Het onderscheidend vermogen van ADC is de implementatiekracht. Wij hebben niet alleen goede adviezen gekregen, maar die zijn op grond van no cure no pay ook in de praktijk gebracht.’ Ewalts is tevens senior vice president manufacturing van de Constructor-fabrieken in Europa. Toen de fabriek in het Duitse Laubach in zwaar weer belandde, werd ADC ingeschakeld. Per slot van rekening had het bureau laten zien wat zij waard is. Bij Dexion zouden de werkzaamheden nog omvattender blijken dan bij Bruynzeel: zowel de productieprocessen en ondersteunende processen als de inkoop werden aangepakt. Een team van twaalf mensen van ADC ging aan de slag in het plaatsje Laubach in Hessen. 

Inkoop

Dexion’s inkoop werd in kaart gebracht door middel van zowel een spend-analyse als een analyse van de bestaande contracten. Uit eerstgenoemde analyse bleek klip en klaar waar het meeste geld in omgaat. Samen met de inkoopspecialisten van ADC werden de pijlen gericht op een aantal inkoopcategorieën waar naar verwachting veel zou kunnen worden bespaard. De grootste besparing werd gerealiseerd op de assemblagekosten. Dexion produceert de opslagsystemen in eigen fabriek, maar laat ze door gespecialiseerde bedrijven installeren. Op de kosten van deze subcontracting werd zo’n 700.000 euro bespaard. Transport bleek een inkoopcategorie waar ook grote besparingen konden worden geboekt. ADC wist hier ruim 200.000 euro te besparen. Daarnaast werd een aantal kleinere inkoopcategorieën onderzocht en ook daar werden substantiële bedragen bespaard. In alle gevallen betreft het structurele, jaarlijkse besparingen. 

Managing director Norbert Hülsmann (Dexion GmbH): ‘ADC wist niet alleen onze processen te stroomlijnen en de leveringsbetrouwbaarheid te verhogen, maar ook de bedrijfskosten met zo’n twee miljoen euro te verlagen.’

‘Dexion kan de strijd in een zeer concurrerende omgeving nu beter aan en tegelijkertijd voldoen aan de verwachtingen van de aandeelhouder.’

Door een combinatie van goed onderhandelen op basis van gedegen kennis van de toeleveringsmarkten in kwestie, intelligentere contracten en het anders toewijzen van werkpakketten aan toeleveranciers werd in totaal een jaarlijkse besparing van één miljoen euro op de inkoopkosten binnengehaald.

 

Procesverbeteringen

Bij het Duitse Dexion werd echter niet alleen de inkoop aangepakt, maar werden ook de productieprocessen en de ondersteunende processen geanalyseerd en verbeterd. Veel van die processen waren volgens managing director Hülsmann ‘inefficiënt’. Maar welke precies?

En hoe zou de productie-efficiency kunnen worden verhoogd? Daar is maar op één manier achter te komen: diep de processen ingaan. In de fabriek werden tal van multimomentopnames gemaakt, visuele inspecties op uiteenlopende plaatsen in het productieproces. Daarnaast werden grote hoeveelheden productiedata geanalyseerd. Om de status quo en de resultaten van de door ADC geadviseerde aanpassingen te meten, werd een efficiencyratio ontwikkeld. Op basis van de analyses werd onder meer de productieplanning veranderd en het productieproces op vele punten verbeterd waardoor de productie-efficiency aanmerkelijk steeg. Planning en aansturing van de fabriek zijn van groot belang voor vergroting van capaciteitsbezetting en leveringsbetrouwbaarheid. Om vraag en aanbod goed op elkaar af te stemmen, werden samen met productieleiding, planners en teamleiders prestatie-indicatoren ontwikkeld en vervolgens ingezet.  Uitgangspunt was steeds om dezelfde output of een grotere output te realiseren met minder uren. Voorts waren er verschillende acties om machines beter te benutten en voorraden te verlagen.

‘De leveringsproblemen zijn door adequaat ingrijpen van ADC snel uit de wereld geholpen.’

Naast de primaire processen waren ook de ondersteunende processen onderwerp van studie. Door de rendementsverbeteraars van ADC werden time-task-studies van die processen uitgevoerd. Op basis hiervan werd bijvoorbeeld het zo essentiële order intake proces minder foutgevoelig gemaakt. De totale verbetering van de productie-efficiency wordt op basis van de efficiencyratio tot nu toe becijferd op een kleine 400.000 euro. Voor de ondersteunende afdelingen zou door verbetering van de efficiency circa 600.000 euro zijn te besparen.

Sociale vaardigheden

Nu is er naast efficiency (doelmatigheid) ook zoiets als effectiviteit (doelgerichtheid). Toen ADC bij het Duitse bedrijf volop bezig was, deed zich een crisissituatie voor: na de recessie trok de markt onverwacht snel aan, maar Dexion kon het hersteltempo niet bijbenen. Er ontstonden leveringsproblemen, die mede door adequaat ingrijpen van ADC snel uit de wereld werden geholpen. Hülsmann zegt daar het volgende over: ‘door een combinatie van ADC’s kennis en sociale vaardigheden was een even adequate als snelle reactie op deze uitdaging mogelijk’. De werkzaamheden zijn inmiddels afgerond. Dexion’s managing director laat de door ADC gevolgde werkwijze en de resultaten aan zich voorbij trekken. De aanpak typeert hij als ‘efficiënt en professioneel’. ADC zag voorts kans een positieve werkrelatie te creëren met medewerkers op alle niveaus in de organisatie. ‘Met behulp van state of the art methodes werden de relevante data snel verzameld en geanalyseerd. Op grond hiervan werden efficiëntere processen gedefinieerd en ingevoerd. Dexion kan de strijd in een zeer concurrerende omgeving nu beter aan en tegelijkertijd voldoen aan de verwachtingen van onze aandeelhouder’, aldus Dexion’s managing director Hülsmann. 

 

[Door Freek Andriesse - economisch journalist]

Download case