Performance improvement: zó doen we dat

Rendementsverbetering bij zorgorganisatie Stichting De Opbouw

"De grote winst is de samenwerking"

Door inkoopvolumes te bundelen en ze vervolgens professioneel in de markt te zetten is geld te besparen. Veel geld. In het geval van Stichting De Opbouw maar liefst 1,4 miljoen euro. Toch zit de echte winst voor deze grote zorginstelling in de betere interne samenwerking op inkoopgebied. Door inkoopcoördinatie valt nog veel meer te verdienen.

‘Tot nu toe hebben wij zo’n 1,4 miljoen euro weten te besparen op onze inkoop. Toch is de allergrootste winst de geweldige samenwerking op inkoopgebied die we nu hebben binnen Stichting De Opbouw. We hebben de inkoopexpertise van ADC Performance Improvement niet alleen binnengehaald en geborgd, maar onze mensen werken nu ook structureel samen om de inkoopkosten verder te verlagen.’ Emma Beaujon vat in een notendop de voor haar belangrijkste resultaten samen van een omvangrijk inkoopproject, waarbij zij als portefeuillehouder inkoop nauw was betrokken. Beaujon is directeur van Zorgpalet Baarn-Soest, een zorginstelling voor ouderen. Zorgpalet is een van de werkmaatschappijen van Stichting De Opbouw. Deze organisatie richt zich op zorg aan ouderen, jongeren en mensen met een verstandelijke handicap in de provincies Utrecht, Gelderland en Noord-Holland. ‘De ouderenzorg is sterk in beweging’, vertelt zij. ‘In feite is van een paradigmaverandering sprake. 

Tientallen jaren achtereen zagen we niet alleen het aantal ouderen in verzorgingshuizen toenemen, maar ook de omvang van de zorg aan hen. Dit is mede met het oog op de voortgaande vergrijzing onhoudbaar’, aldus de directeur van Zorgpalet Baarn-Soest. Zij schetst een verschuiving van ‘verzorgen door’ naar ‘zoveel mogelijk zelf doen’ waarbij de professionele zorg aanvulling biedt en anderen dan alleen zorgverleners participeren in de zorgverlening. Voor haar organisatie heeft dit grote gevolgen, denk maar aan de sluiting van verzorgingshuizen. De paradigmaverandering in de zorg gaat gepaard met een andere financieringsstructuur. De kosten van de zorg komen onder druk te staan en moeten zoveel mogelijk worden beperkt. Stichting De Opbouw schakelde al enige jaren geleden ADC Performance Improvement in om de inkoop bij een van haar werkmaatschappijen onder de loep te nemen. Het bureau, dat gespecialiseerd is in aantoonbare rendementsverbetering, realiseerde toen een besparing van 23 procent op de inkoopkosten van de betreffende werkmaatschappij. Op basis van dit resultaat werd ADC nu gevraagd voor Stichting De Opbouw als geheel een spendanalyse uit te voeren. ‘Op het gebied van onder meer ICT en salarisadministratie werken we al samen. De inkoop vond echter volledig decentraal plaats. We wisten niet precies voor welke bedragen we in totaal inkochten en bij welke leveranciers. Uit de spendanalyse kwam dat in detail naar voren’, zegt Beaujon. 
 
Schaalgrootte benutten
 
Op basis van de analyse was het advies van ADC dat door het benutten van de schaalgrootte van Stichting De Opbouw grote winst zou zijn te boeken. Hetzelfde product werd bij meerdere leveranciers ingekocht. Of eenzelfde product werd tegen sterk verschillende prijzen bij een en dezelfde leverancier ingekocht. ‘Bundel je volumes, dan ben je veel interessanter voor een leverancier’, aldus ADC. En dat bleek het geval. Stichting De Opbouw boekte niet alleen aanzienlijke besparingen op de inkoop, maar dat ging meestal ook gepaard met betere leveringscondities.
 
Niet alleen moesten de inkoopkosten met een aanzienlijk bedrag verlaagd worden, maar de inkoop zou ook een flinke professionaliteitsimpuls moeten krijgen.
 

Directeur Emma Beaujon (Zorgpalet Baarn-Soest):  ‘We hebben de inkoopexpertise van ADC Performance Improvement niet alleen binnengehaald en geborgd, maar onze mensen werken nu ook structureel samen om de inkoopkosten verder te verlagen.’

‘ADC is zeer deskundig op inkoopgebied en stelt de klant echt centraal.’

 ‘In die zin was het ook een groot veranderingstraject’, vertelt portefeuillehouder inkoop Beaujon terugblikkend. ‘De werkmaatschappijen gingen hun eigen weg op inkoopgebied. Op verschillende niveaus was weerstand om samen in te kopen. 
 
 
Je komt aan de autonomie van mensen. En dat is wel het gevoeligste punt. Op voorhand hebben we direct duidelijk gemaakt dat het niet de bedoeling was de inkoop te centraliseren, maar juist die te coördineren en dat zijn we blijven benadrukken’. 
 
Werkgroepen
 
Veranderen begint met goed organiseren. De organisatie bestond uit een stuurgroep, werkgroepen en een kerncomité inkoop. In de stuurgroep zaten naast de portefeuillehouder inkoop, de financieel directeur, de voorzitter van het kerncomité en de projectleider van ADC.

Omdat de inkoop in de praktijk van alledag veelal wordt gedaan door de facilitair managers vormen die met elkaar het kerncomité inkoop. Dat team heeft inmiddels een vaste status. Daarnaast was een aantal werkgroepen actief. Op basis van de spendanalyse werd besloten elf inkoopcategorieën aan te pakken. Dat geschiedde door werkgroepen van inhoudelijk deskundigen uit eigen organisatie. ADC was hierbij nauw betrokken. 

Directeur Emma Beaujon (Zorgpalet Baarn-Soest): ‘Het was heerlijk om z’n deskundige ondersteuning te hebben.’

Onder meer bij het opstellen van de programma’s van eisen, de selectie van toeleveranciers en de onderhandelingen. De resultaten waren vaak spectaculair. Een paar voorbeelden. Op kantoorartikelen werd op 265.000 euro een bedrag van128.000 euro bespaard (48%). Verpleegmaterialen bleken 17 procent, oftewel 160.000 euro, goedkoper te kunnen worden ingekocht. Op de kosten van afvalverwijdering bleek een kwart te kunnen worden verdiend: 109.000 euro op een aanvankelijk bedrag van 420.000 euro. Stichting De Opbouw geeft aan wasserettediensten 861.000 euro uit. Door deze inkoopcategorie onder de loep te nemen, blijkt het nu voor 18 procent minder ook prima te kunnen.

Deze resultaten zijn geboekt door een combinatie van marktkennis, onderhandelen en volumebundeling. Grotere volumes bij minder leveranciers onderbrengen is een effectief middel voor kostenreductie, wat niet betekent dat je per se met slechts één leverancier hoeft te werken, benadrukt Beaujon. Zo deed Stichting De Opbouw aanvankelijk zaken met zes apotheken. Nu zijn dat er twee: een in Utrecht en een in Noord-Holland, omdat dat in dit geval gewoon het beste werkt. 

‘De resultaten zijn geboekt door een combinatie van marktkennis, onderhandelen en volumebundeling.’

Evengoed werd zo een slordige twee ton bespaard op een spend van 1,5 miljoen euro. Juist dit voorbeeld typeert volgens haar het optreden van ADC Performance Improvement; besparen, ja, maar niet ten koste van alles en wel met een goed oog voor de belangen en wensen van de klant.

Inkoopprocedure
 
In totaal werd in dit inkoopproject 1,4 miljoen euro bespaard op een spend in scope van 14 miljoen euro. Naast fors besparen op de inkoopkosten zou ook inkoopexpertise moeten worden binnengehaald en geborgd. Dat is gebeurd door een inkoopprocedure (met verschillende inkoopinstrumenten) die ADC voor Stichting De Opbouw ontwikkelde. Dat de nieuwe manier van gecoördineerde inkoop ook daadwerkelijk is beklijfd, blijkt volgens Beaujon wel uit het feit dat het kerncomité inkoop enthousiast zelf het ene na het andere inkoopsegment oppakt.
Aan het eind van het gesprek maakt portefeuillehouder inkoop Beaujon de balans van dit grootschalige inkoopproject op. ‘ADC is zeer deskundig op inkoopgebied. Maar wat ik vooral knap vind is dat het bureau de klant echt centraal stelt. Ze hebben zich steeds soepel aangepast aan al die verschillende mensen uit onze organisatie waarmee ze moesten werken. De samenwerking was bijzonder goed. Het was voor mij heerlijk om z’n deskundige ondersteuning te hebben’.  
 

[Door Freek Andriesse - economisch journalist]