Performance improvement: zó doen we dat

“Vreemde ogen dwingen”

“Eigenlijk zou ieder bedrijf een gezondheidstest op het gebied van inkoop moeten laten uitvoeren.”

De RAI (Rijwiel en Auto Industrie) is een begrip dat al decennialang synoniem is aan beurzen en tentoonstellingen. Wat hebben horecaondernemers, huisvrouwen, autofreaks en medewerkers van Alfa Delta Compendium met elkaar gemeen? Veel, want allemaal weten ze de RAI feilloos te vinden. In ruim 100 jaar is het bedrijf uitgegroeid tot een van de grootste en drukst bezette tentoonstellings- en congresorganisaties ter wereld.

Zijn riante werkkamer kijkt uit over het plein dat vanwege twee grote beurzen die dag snel vol begint te lopen. Verderop zijn bouwvakkers bezig met de Noord/Zuidlijn. Beyer loopt gehaast binnen. Enthousiast steekt hij van wal: “Toen ik hier begon als directeur zag ik dat een aantal zaken niet op orde was. De financiele planning bijvoorbeeld kon veel beter.” De RAI heeft dan net een periode van overnames en sterke groei achter de rug. Hij hoeft niet lang na te denken dat verbetering van de financiele planning de hoogste prioteit moet krijgen.

Professioneel

Alfa Delta Compendium gaat voortvarend aan de slag. Alle inkoopprocessen worden doorgelicht, van postkamer en horeca tot de inhuur van uitzendkrachten. “We zijn niet zomaar te vergelijken met een ander bedrijf, hoor. En dat is soms lastig.” benadrukt Beyer. Hoewel de RAI goede financiele cijfers heeft, is het toch van belang kosten te besparen. Dat is een van Beyers speerpunten. En daarbij helpt Alfa Delta Compendium. Wat Beyer vooral opvalt is dat zij diep in de organisatie gaan kijken. “Dat was wel wennen. Want werkelijk alles werd kritisch tegen het licht gehouden. Of het nu om opdrachtbonnen, orderbevestigingen, contracten of facturen gaat, niets ontkomt aan de blik van Alfa Delta Compendium. Ik had er een goed gevoel bij.” Inmiddels is het hele inkoopgebeuren de revue gepasseerd. Beyer: “Tja, vooral die onorthodoxe aanpak was bijzonder. De voorgestelde bezuinigingen sprongen direct in het oog. En ja.......vreemde ogen dwingen natuurlijk.”  Als de ervaringen met Alfa Delta Compendium besproken worden zegt Beyer onomwonden: “Het is natuurlijk niet altijd koek en ei. Dat is inherent aan het zakendoen. Wat ik wel vind is dat je in een partnership zaken open en eerlijk moet kunnen bespreken. En dat kan met hen. Plezierig is het dan als je een vast contactpersoon hebt.” Hij vervolgt “Alfa Delta Compendium is groot genoeg om professioneel te zijn en klein genoeg om niet te verdwalen.”

Forse besparingen

Dat maakt het bedrijf in zijn optiek nu juist zo anders. Inmiddels is hij een warm pleitbezorger van Alfa Delta Compendium geworden en weet alle ins en outs van de crediteurenscan die Alfa Delta Compendium ontwikkelde. Zo’n crediteurenscan houdt in dat alle productgroepen worden geanalyseerd waarna een ranking wordt aangebracht. Bij de RAI gingen ze van groot naar klein. Vragen als wie, wat, wanneer en hoeveel worden bij iedere post gesteld. Het inkoopvolume van tijdelijk personeel was bijvoorbeeld niet goed inzichtelijk. Contracten en processen klopten veelal niet en ook het aantal leveranciers was onevenredig groot. In korte tijd gaf Alfa Delta Compendium aan welke inkoopsegmenten prioriteit hadden en welke niet.

Managing director Norbert Hülsmann (Dexion GmbH): ‘ADC wist niet alleen onze processen te stroomlijnen en de leveringsbetrouwbaarheid te verhogen, maar ook de bedrijfskosten met zo’n twee miljoen euro te verlagen.’

‘ADC is groot genoeg om professioneel te zijn en klein genoeg om niet te verdwalen’

Winst

Inmiddels was er bij Alfa Delta Compendium het idee ontstaan om een nieuw product aan haar productportfolio toe te voegen. Het product is de optimalisatie van accountantskosten en houdt concreet in dat men tools heeft ontwikkeld om accountantskosten aanzienlijk terug te brengen.

Het sprak Beyer direct aan. De huisaccountant (“Nee, ik noem geen namen!”) wilde niet voldoende onderhandelen over de prijs. Toen hebben we in overleg met Alfa Delta Compendium besloten een tender uit te schrijven waar zeven vooraf geselecteerde kantoren op konden bieden. “Mijn stelling is dat het controleren van een jaarrekening een commodity is geworden. En commodities koop je in op prijs. Natuurlijk wint de goedkoopste.” Maar verlies je dan niet de kwaliteit uit het oog? Hij kijkt ons doordringend aan en geeft dan glimachend aan dat “kwaliteit bij ons altijd op een eerste plaats staat en dat we hier dan ook geen enkele concessie aan doen.”

‘Ik heb nu inzicht op alle niveaus: van kostenplaats tot divisie’

Dat het project accountantskosten een pilot vormde was voor Beyer geen enkel probleem. Hij denkt even na en zegt dan: “Vanaf het eerste moment had ik er vertrouwen in. Want Alfa Delta Compendium had zich al bewezen met de inkoop van andere zaken. Helder en goed onderbouwd konden zij aantonen dat ook op het gebied van accountantskosten het nodige te besparen was.” Hij ziet onze verbazing. “Alfa Delta Compendium wist de gevoelige snaar te raken door ook hier flink door te vragen.

Urenspecificaties werden bijvoorbeeld opgevraagd en bestudeerd. Ook controlerisico’s en werkprogramma’s werden in kaart gebracht en van kritische noten voorzien. Bijkomend voordeel was dat ADC de onderhandelingen met de opdrachtgever deed waardoor de relatie met de accountant niet onder druk kwam te staan. Op de accountantskosten zijn tientallen procenten bespaard. Niet onaardig, noemt Beyer dit met een gevoel voor understatement. Cijfers? Zonder aarzeling vertelt hij dat er een besparing van 65% is gerealiseerd. “Het mooie is dat het direct in de winst- en verliesrekening is terug te vinden.”

Optimaal

Mensen maken de organisatie. Dat geldt voor ieder bedrijf. “Naast het feit dat het leuke mensen zijn om mee samen te werken kun je ook goed met hen sparren. Dat direct schakelen en het niet langs gebaande paden lopen spreken mij vooral aan. Ze houden mij scherp!” Ook al kan het er soms chaotisch aan toe gaan verzekert hij. “Ach, iedere adviseur is zo goed als hijzelf is. Naast die substantiele besparingen bestaat de toegevoegde waarde ook uit het controleerbaar en zuiver houden van afspraken.” Dat is ook een deel van de winst, erkent hij.
De relatie met Alfa Delta Compendium kenmerkt zich door optimale openheid. Zoals hij eerder in het gesprek vertelde kan de relatie wel tegen een stootje.

Gezondheidstest

Op dit moment draait de RAI als een trein en zijn de cijfers ronduit florissant te noemen. Filosoferend merkt hij op dat ieder bedrijf moet doen waar het goed in is. Zo is de RAI goed in het organiseren van beurzen en Alfa Delta Compendium in het realiseren van besparingen. Ondubbelzinnig zegt hij dat hij geen moment van spijt heeft gehad Alfa Delta Compendium in te huren. “We zijn beide twee professionele partijen die elkaar altijd weten te inspireren.” Zijn advies? “Eigenlijk zou ieder bedrijf een gezondheidstest op het gebied van inkoop moeten laten uitvoeren. Bedrijven vergelijken altijd hun verkoopprijzen met anderen waarbij de inkoop vaak wordt vergeten. En een goede analyse van de inkoop hoort ook bij succesvol ondernemerschap.” Door die kostenbesparingen van meer dan 2.5 miljoen euro lijkt Alfa Delta Compendium ruimschoots haar sporen te hebben verdiend. En heeft Beyer een van zijn doelstellingen gehaald. “Kijk maar naar onze winst- en verliesrekening.”

[Door Paul Hofman]

Download case