Boekel De Nerée

Rendementsverbetering bij Boekel De Nerée: betere leveranciers en lagere inkoopkosten gaan prima samen

Het Amsterdamse advocaten- en notariskantoor Boekel De Nerée schakelde op no cure no pay basis ADC Performance Improvement in. Met succes. Niet alleen werd 38 procent bespaard op de inkoopkosten, maar Boekel De Nerée heeft nu ook leveranciers die beter bij haar passen.

‘Wij hebben dankzij ADC op de facilitaire inkoop 38 procent weten te besparen. Ik was aangenaam verrast door de hoogte van die besparingen’, zegt Marion van Beurden, facilitair manager van Boekel De Nerée. Dit advocaten- en notarissenkantoor behoort met een kleine 300 medewerkers tot de grootste in Nederland. ‘Maar’, vervolgt Van Beurden direct, ‘de toegevoegde waarde van ADC gaat aanzienlijk verder dan alleen rendementsverbetering. In de facilitaire inkoop hebben wij een omslag gemaakt van reactief naar proactief en hebben wij nu contracten met leveranciers die veel beter aansluiten bij een hoogwaardige zakelijke dienstverlener als Boekel De Nerée’. Begin 2009 werd besloten de kosten onder de loep te nemen. Daarbij werd de hulp ingeroepen van ADC, dat gespecialiseerd is in performance improvement, aantoonbare rendementsverbetering. Vervolgens werd een kostenreductieprogramma gestart dat op no cure no pay basis werd uitgevoerd. De klant betaalt hierbij alleen als er wordt bespaard, waarbij de fee een percentage is van de besparing.

‘De grootste besparing werd geboekt bij kantoorapparatuur: 57 procent.’

Crediteurenscan

Bij een dergelijk programma hanteert ADC een sterk gestructureerde aanpak die zich in de praktijk als uiterst succesvol heeft bewezen. Deze ziet er op hoofdlijnen als volgt uit. Allereerst wordt, nadat projectstructuur en projectplan vorm hebben gekregen, een crediteurenscan uitgevoerd, om een gedetailleerd inzicht te krijgen in omvang en samenstelling van de spend. Op basis hiervan worden prioriteiten gesteld: waar valt snel het meeste te besparen. Daarna worden toeleveranciers uitgenodigd te offreren, de offertes worden scherp geanalyseerd en onderhandelingen gevoerd. Tenslotte worden de nieuwe leveranciers gecontracteerd. Op basis van de crediteurenscan werden bij Boekel De Nerée de pijlen gericht op de volgende vijf inkoopsegmenten: office supplies,  accountantsdiensten, vaste telefonie, kantoorapparatuur en facilitaire zaken. Door de hiervoor beschreven aanpak werd door ADC gemiddeld 38 procent bespaard. De grootste besparing werd geboekt bij kantoorapparatuur: 57 procent. Van Beurden, die enige tientallen jaren ervaring heeft op het gebied van facility management, zou naar eigen zeggen in een aantal van de genoemde segmenten dergelijke hoge besparingen ‘zelf nooit hebben kunnen behalen’ omdat ADC gebruikmaakt van pooling. Hierbij worden inkoopvolumes van meerdere opdrachtgevers gebundeld om extra hoge kortingen te bedingen.

Contracten

Over de hoogte van de besparingen is Van Beurden zeer tevreden, de verwachtingen zijn zelfs flink overtroffen, en daar was het per slot van rekening om begonnen. Maar, minstens zo enthousiast is zij over de wijze waarop die zijn gerealiseerd. ‘ADC heeft uitstekend rekening gehouden met zowel de aard van dit bedrijf, als met de rol van facility management binnen Boekel De Nerée. Binnen elke organisatie is facility management een ondersteunende, dienstverlenende functie. Maar, voor mij en mijn team zijn dienstverlening en service aan de interne klant vanuit een pro actieve houding echt essentieel. Dan wil je ook toeleveranciers hebben met een dergelijke attitude. ADC heeft die voor ons gevonden. Het zijn toeleveranciers die niet zozeer bij facilitair manager Marion van Beurden passen, maar bij de gespecialiseerde zakelijke dienstverlener Boekel De Nerée. Toeleveranciers die net zoals wij sterk op service, betrouwbaarheid en snelheid zijn gericht’. Facilitair manager Marion van Beurden-Vogelvang (Boekel De Nerée): ‘Als ik terugkijk op dit geslaagde traject, dan is ADC voor mij een samenwerkende partner geweest die Boekel de Nerée veel toegevoegde waarde heeft gebracht. Men stond steeds naast mij, maar is nooit op mijn stoel gaan zitten!’ Dat louter het predicaat kostenbesparing’ onrecht doet aan dit project voor performance improvement blijkt uit meer dan alleen het feit dat zeer nauwkeurig naar de juiste toeleveranciers is gezocht. Ook de contracten werden eens goed onder de loep gelegd. ADC hielp Boekel De Nerée bij het opstellen van standaard leveringsvoorwaarden en het maken van meer gestandaardiseerde contracten die beter uitgaan van haar belangen, wensen en behoeften. ‘Hierdoor zijn wij nu meer in de lead als wij met toeleveranciers zaken doen’, stelt Van Beurden vast.

‘ADC heeft echte specialisten die alles weten van een bepaald inkoopsegment.’

Respectvol

De samenwerking op basis van no cure no pay is de facilitair manager van Boekel De Nerée goed bevallen. Zij zou het naar eigen zeggen bij een volgend project weer op die manier doen. Bij no cure no pay zijn beide partijen scherp gefocust op de cijfers en het snel behalen van resultaat. Het is winst voor beide partijen. De kennis gedrevenheid, de no nonsense aanpak en het sterk resultaatgericht werken zijn cultuurelementen van ADC die Van Beurden duidelijk herkent in deze opdracht. ‘ADC heeft echte specialisten die alles weten van een bepaald inkoopsegment.’ ‘Dit bureau heeft echte specialisten in dienst die alles weten van een bepaald inkoopsegment. Dat zie je vervolgens terug in de kwaliteit van de toeleveranciers en de inkoopprijzen. Daarbij wordt sterk cijfermatig gewerkt, niet op basis van vage onderbuikgevoelens’. De samenwerking met ADC heeft Van Beurden als ‘verrijkend, open en eerlijk’ ervaren. ‘De mens wordt centraal gesteld. Er wordt respectvol gewerkt, men laat de ander in zijn waarde. Ook de toeleverancier. Het heeft niet alleen weinig zin een toeleverancier helemaal uit te kleden, maar het getuigt ook van weinig respect. Het is veel beter naar een gemeenschappelijk belang te zoeken. Als ik nu terugkijk op dit geslaagde traject, dan is ADC voor mij een samenwerkende partner geweest die Boekel De Nerée veel toegevoegde waarde heeft gebracht. Men stond steeds naast mij, maar is nooit op mijn stoel gaan zitten.’

– Oók behoefte aan een praktische oplossing?

Onze consultants staan voor u klaar.