Erasmus MC

Arie Slingerland (Manager Inkoop Erasmus MC): “Samen inkopen loont!”

Arie Slingerland is met zijn medewerkers verantwoordelijk voor de regie en coördinatie van het inkoopbeleid van het Erasmus Medisch Centrum in Rotterdam. De naam van het ‘Erasmus’ is nog vrij nieuw. Eind jaren negentig ontstaat de organisatie na een samenvoeging van het Dijkzigt Ziekenhuis, het Sophia Kinderziekenhuis, de Daniel den Hoed kliniek en de medische faculteit van de Rotterdamse Erasmus Universiteit. Het Erasmus MC is inmiddels het grootste en meest diverse universitaire medisch centrum in Nederland. De cijfers zijn indrukwekkend: 11.000 medewerkers met ruim 1.200 bedden bevinden zich verspreid over 4 locaties. Op het terrein van het oude Dijkzigt Ziekenhuis wordt de komende vijftien jaar volop gebouwd.

Vanuit zijn kamer in het oude en gezichtsbepalende zusterhuis kijkt hij tevreden naar de bouwwerkzaamheden. Hij vertelt over de nieuwbouw, de veranderde rol van de afdeling Inkoop en de adviezen van ADC Performance Improvement. “Ze onderbouwen ons beleid.” Voor ADC is het Erasmus MC een van de meest in het oog springende klanten.

“Na de samenvoeging van  deze verschillende organisaties was een nieuw inkoopbeleid nodig.”

Inkoopfunctie

De afgelopen jaren heeft de inkoopafdeling een andere functie gekregen. Zo is de strategisch/tactische inkoop van de operationele inkoop gesplitst. De operationele inkoop is ondergebracht in de logistieke keten. Slingerland: “Na de samenvoeging van deze verschillende organisaties was een nieuw inkoopbeleid nodig.” Het blijkt een grote klus te zijn. Hij presenteerde het Handboek Inkoop ‘Samen Inkopen Loont’ aan de Raad van Bestuur waarin de spelregels voor alle afdelingen en clusters vermeld staan. Zo houdt het management van de afdelingen de regie. Hij benadrukt dat het inkoopproces van een ziekenhuisorganisatie niet anders is dan dat van een grote onderneming. “Waarmee ik wil zeggen dat in ieder inkoopproces stappen als het specificeren van goederen en diensten, het selecteren van leveranciers en het afsluiten van contracten in principe altijd gelden.” In ‘zijn’ organisatie is de inkoop van decentraal ondersteunend naar centraal coördinerend gegaan. Voordat het handboek werd geïntroduceerd, kocht iedereen zelf in waardoor het totale overzicht ontbrak. “Nu zitten we middenin de ontwikkeling waarbij we naar concern-brede inkooptrajecten gaan. Op centraal niveau kunnen we scherp inkopen met als gevolg dat we veel winst in de vorm van kortingen behalen.” Vervolgt: “Hierdoor veranderde niet alleen de functie van de inkoop. Ook de inkooprol van de accountmanagers op onze afdeling is er anders uit komen te zien.” De inkopers zijn meer procesmanagers geworden. “Tja, voor onze mensen betekent dit nogal wat.” ADC ‘coacht’ de medewerkers op dit moment om in deze nieuwe rol te groeien. “Kerncompetenties moeten worden verbeterd. Door de ondersteuning van ADC verloopt het soepel.”

Winst

Aan de eerste gesprekken met het Amsterdamse adviesbureau bewaart Slingerland goede herinneringen. ADC krijgt de opdracht te onderzoeken hoe het in gang gezette nieuwe inkoopbeleid in de praktijk werkt. “Wij hebben beleid ingezet. De rode draad is dat de inkoopfunctie geïncorporeerd moet zijn in bedrijfsprocessen.”

“Ze onderbouwen ons beleid.”

ADC gaat grondig te werk en spreekt met diverse bij de inkoop betrokken personen: van de Manager Voeding tot de Directeur Informatie. Contracten en facturen worden bovendien ook kritisch bekeken. Uit de door hen uitgevoerde inkoopscan blijkt dat er nog veel te verdienen viel met inkoop. “De scan toonde ondubbelzinnig aan dat we op de goede weg waren, maar dat de inkoop nog steeds te veel verbrokkeld was.” Hij lacht: “We moesten het beleid nog beter verkopen, want iedereen moet doordrongen zijn dat gezamenlijk inkopen de oplossing is.” Gevolg van het nieuwe inkoopbeleid is dat het mes aan twee kanten snijdt: door de standaardisering van het assortiment is het aantal leveranciers, dat tot dan toe groot was, beperkt. Bovendien kunnen leveranciers rekenen op een zeker afzetvolume hetgeen voor hen ook belangrijk is.

Inkoopscan

Hoe ziet Arie Slingerland de rol van ADC? Hij denkt even na en zegt dan: “ADC speelt een behoorlijk actieve rol. Niet alleen wordt ons nieuwe beleid door hun inkoopscan met cijfers onderbouwd, men voert ook een cash en cost recovery uit. Zij kijken of de facturen matchen met de gemaakte afspraken met leveranciers. Kortingen moeten natuurlijk wel doorberekend worden.” Hij is tevreden hoe ADC de inkoopscan heeft uitgevoerd. “Ik kan het als zakelijk, gedegen en professioneel omschrijven.”

Tenderboard

Slingerland kwam met het plan om een tenderboard te installeren. “Ik had gezien dat het in het bedrijfsleven prima werkt. Het tenderboard staat garant voor de toetsing of onze inkoopplannen passen in onze bedrijfsdoelstellingen.”

“Niet alleen wordt ons nieuwe beleid door hun inkoopscan met cijfers onderbouwd, men voert ook een cash en cost recovery uit.”

Van wezenlijk belang is het dat iedereen weet dat het geld goed wordt uitgegeven. Een lid van de Raad van Bestuur heeft inkoop in zijn portefeuille en is voorzitter van de tenderboard. Verder is de tenderboard aangevuld met drie medische hoogleraren, een unithoofd, een clustermanager en de manager inkoop die tevens fungeert als secretaris. Deze samenstelling bewijst dat nut en noodzaak om de kosten in de hand te houden, breed gedragen worden. Wat de tenderboard in feite doet, is het toezicht houden of de gemaakte afspraken die in het inkoopbeleid zijn geformuleerd nagekomen worden. Ook toezicht houden op de voortgang van projecten behoort tot het takenpakket. Als een afdeling toch zelf blijft inkopen, treedt de tenderboard  op. Het is geen papieren tijger, want de kracht en reikwijdte zijn groot. “Ons motto is: nog professioneler inkopen met meer inkoopresultaat.” Samen inkopen werkt en vergroot je marktkracht, daar is Slingerland van overtuigd.

Inkoopprojectorganisatie

In haar aanbevelingen geeft ADC aan dat de inkooporganisatie versterkt moet worden met een projectorganisatie. Slingerland zag die noodzaak al eerder. Zo kunnen concern-brede inkooptrajecten goed worden aangestuurd. Momenteel is een medewerker van ADC op interim-basis bezig deze projectorganisatie in te richten. “De meerwaarde van ADC is dat ze niet alleen een theoretische onderbouwing van ons beleid geven, maar ook dat ze het in de praktijk uitvoeren. Dat is hun kracht. Denken en dan gewoon doen.” Met de bevlogenheid en het enthousiasme zit het wel goed lijkt Slingerland daarmee te willen zeggen. Zijn conclusie is helder: “ADC kijkt als feitelijke buitenstaander op een aansprekende manier naar onze organisatie. Samen hebben we de verbeteringen van de inkoopfunctie over het voetlicht gebracht. Dat zij een onafhankelijke partij zijn, is natuurlijk ook een pré. Onze samenwerking bewijst terdege zijn nut.”

De Inkoopscan van ADC

Om zicht te krijgen op hoe uw inkoopfunctie er momenteel voor staat, heeft ADC aan de hand van onze ervaringen bij opdrachtgevers, de Inkoopscan ontwikkeld. De Inkoopscan bestaat uit de volgende stappen: een financiële scan, een (inkoop)processcan, een scan van huidige inkoopafspraken en een outputdocument. Na afloop van deze scan heeft u de volgende concrete deliverables beschikbaar:

  • Een scan van de huidige inkoopportfolio;
  • Overzicht “wie koopt wat, waar en hoe”;
  • Het verwachte besparingspotentieel per inkoopsegment;
  • De inkoopverbeteringen/-besparingen met de hoogste prioriteit;
  • Actieplan voor het realiseren van de inkoopbesparingen;
  • Advies voor de verankering van inkoop binnen uw organisatie;
  • Voorstel voor eventuele hulpmiddelen of (informatie-)systemen ter ondersteuning.

Op basis van het eindadvies kunt u met of zonder hulp van ADC specifieke kostenbesparingstrajecten starten om de netto resultaatsverbetering daadwerkelijk te incasseren.

ADC Performance Improvement vroeg journalist Paul Hofman een serie interviews af te nemen bij spraakmakende opdrachtgevers. Dit artikel is daar één van. Paul Hofman schrijft al jaren voor diverse dag- en vakbladen en lifestyle magazines. ADC adviseert organisaties en overheidsinstanties bij financiële, juridische en inkoopvraagstukken en levert daarbij praktische langdurige oplossingen en capaciteit.

– Oók behoefte aan een praktische oplossing?

Onze consultants staan voor u klaar.